SK Pendidikan Khas Kuantan Panduan Admin

Panduan Admin

Cara menggunakan Panel Admin Sistem Pengurusan Fail PBD — untuk admin baharu dan serah tugas

Kandungan

  1. Apa sistem ini?
  2. Log masuk & log keluar
  3. Skop Operasi
  4. Aliran: sediakan fail semester baharu
  5. Fungsi setiap butang
  6. Senarai guru & editor tetap
  7. Padam fail & pulihkan semula
  8. Tukar kata kunci admin
  9. Serah tugas kepada admin baharu
  10. Masalah biasa

1. Apa sistem ini?

Sistem ini mengurus fail Google Sheet PBD untuk setiap sekolah, bagi setiap semester (MID atau FINAL) dan tahun.

  • Senarai Fail (halaman utama): sesiapa sahaja boleh lihat dan buka fail PBD.
  • Panel Admin: hanya admin yang tahu kata kunci boleh cipta, ubah atau padam fail.
  • Semua data disimpan dalam Google Sheet PBD MASTER SHEET (tab SETUP, SENARAI SEKOLAH, SENARAI FAIL, LOG).
💡 Setiap tindakan admin direkodkan dalam Log Aktiviti (bawah kanan Panel Admin) dan tab LOG dalam Master Sheet.

2. Log masuk & log keluar

  1. Buka Panel Admin.
  2. Taip kata kunci dalam kotak Kata Kunci Rahsia. Tekan 👁️ untuk lihat apa yang ditaip, tekan 🙈 untuk sorok semula.
  3. Tekan Sahkan (atau Enter). Tunggu sehingga kotak "Menyemak kata kunci..." hilang.
  4. Jika betul: muncul ✅ Akses dibenarkan dan semua butang admin terbuka.
    Jika salah: muncul ❌ Kata kunci tidak sah.

Selesai kerja, tekan Log Keluar, terutama di komputer yang dikongsi. Menutup tab pelayar juga melog keluar anda.

3. Skop Operasi

Dua kotak pilihan di atas sebelah kiri: Semester dan Tahun. Ia menentukan fail mana yang terlibat.

  • Butang Kosong Data, APDM, Padam SETUP dan Semua Operasi wajib pilih Semester dan Tahun. Ini supaya data tahun lain tidak terkena.
  • Jana PDF dan Share boleh guna "Semua".
  • Senarai dalam kad Padam Fail juga ikut pilihan ini.
💡 Pilihan hanya memaparkan semester/tahun yang sudah ada fail. Untuk tahun baharu, cipta fail dahulu (bahagian 4).

4. Aliran: sediakan fail semester baharu

Fail baharu disalin daripada template (link dalam tab SENARAI SEKOLAH). Template ialah fail semester lepas, jadi ia masih ada markah, ulasan dan nama guru lama. Oleh itu fail baharu mesti dibersihkan sebelum diberi kepada guru.

Ikut langkah di bawah mengikut urutan. Contoh: menyediakan fail FINAL 2027.

A. Cipta fail
1
Log masuk

Panel Admin → taip kata kunci → Sahkan.

↓
2
🆕 Buat Fail Baru

Pilih FINAL, taip 2027 → Buat Fail Baru → Ya, Teruskan. Tunggu 1–3 minit.

✅ Satu fail untuk setiap sekolah, disimpan dalam folder Drive 2027 → FINAL 2027 dan dikongsi kepada editor.

↓
3
Skop Operasi

Pilih FINAL dan 2027. Ini sangat penting supaya langkah seterusnya hanya terkena fail baharu.

↓
B. Bersihkan fail
4
🗑️ Kosong Data G3:BO

Buang markah & ulasan lama daripada semester lepas.

↓
5
🧹 Padam SETUP E4:E

Buang nama guru lama dalam tab SETUP (kolum E). Guru baharu akan isi sendiri.

↓
C. Isi data baharu & edar
6
👤 Sambung & Salin APDM

Masukkan senarai murid terkini daripada APDM. Buat selepas fail dibersihkan.

↓
7
Semak

Buka Senarai Fail → buka satu fail. Pastikan markah kosong, nama guru kosong dan senarai murid betul.

↓
8
🔓 Buka Pengisian

Kad Akses Guru → Buka Pengisian. Semua guru dalam tab SENARAI GURU boleh edit. Tiada emel dihantar kepada guru.

↓
9
📄 Jana Senarai PDF → edar kepada guru

PDF senarai pautan disimpan dalam folder semester. Kongsikan kepada guru supaya mereka mula mengisi.

↓
D. Selepas tarikh akhir pengisian
10
🔒 Kunci Pengisian

Skop Operasi masih semester & tahun yang sama → Kunci Pengisian. Guru jadi lihat sahaja; hanya editor tetap (tab SETUP) boleh ubah. Selesai ✅

Guru lewat? Tekan Buka Pengisian semula, kemudian Kunci bila siap.

⚠️ Langkah 4 dan 5 memadam isi dalam fail dan tidak boleh dibatalkan dari web (hanya boleh dipulihkan satu per satu melalui File → Version history dalam setiap fail). Semak semula Skop Operasi (langkah 3) sebelum menekan butang.
💡 Jangan guna Jalankan Semua Operasi untuk semester baharu. Butang itu menjalankan APDM sebelum Padam SETUP, dan tidak mengosongkan markah. Ikut langkah 4 → 5 → 6 satu per satu.
💡 Kalau satu langkah gagal untuk sesetengah fail (❌ dalam Keputusan Operasi), betulkan fail itu dan tekan butang yang sama sekali lagi.

5. Fungsi setiap butang

ButangApa yang berlakuPerlu Skop?
🆕 Buat Fail BaruSalin template setiap sekolah (tab SENARAI SEKOLAH) sebagai fail baharu untuk semester & tahun yang dipilih. Fail dikongsi kepada email editor dalam tab SETUP.Pilih dalam kad itu sendiri
🗑️ Kosong Data G3:BOKosongkan markah & ulasan (kolum G hingga BO, baris 3 ke bawah) dalam setiap tab yang namanya bermula dengan nombor.Ya
👤 Sambung & Salin APDMBaca pautan dalam tab LINK APDM setiap fail, kemudian salin data murid (kolum A–E) ke tab APDM. Data lama dalam tab APDM diganti.Ya
🧹 Padam SETUP E4:EKosongkan nama guru (kolum E, baris 4 ke bawah) dalam tab SETUP setiap fail.Ya
🔄 Jalankan Semua OperasiAPDM, kemudian Padam SETUP, sekali gus. Tidak mengosongkan markah. Untuk semester baharu, ikut aliran di bahagian 4.Ya
📄 Jana Senarai PDFCipta Google Doc + PDF senarai fail (dengan pautan boleh klik) dalam folder semester.Tidak
🔗 Share Fail ke EditorKongsi semula fail kepada semua email editor dalam tab SETUP Master. Guna selepas tambah email editor baharu.Tidak
🔓 Buka PengisianSemua guru dalam tab SENARAI GURU diberi akses edit kepada fail semester itu. Tiada emel notifikasi.Ya
🔒 Kunci PengisianGuru dalam SENARAI GURU ditukar kepada lihat sahaja. Editor tetap (tab SETUP) tidak terjejas.Ya
🗑️ Padam FailHantar fail terpilih ke Tong Sampah Google Drive dan buang dari senarai.Tapis guna Skop

Semasa operasi berjalan, kotak loading besar dipaparkan bersama masa (saat). Jangan tutup atau refresh halaman sehingga ia hilang.

5b. Senarai guru & editor tetap

Ada dua senarai email dalam PBD MASTER SHEET:

SenaraiSiapaAkses
Tab SETUP → Email EditorEditor tetap: admin, GPK, setiausaha PBD (beberapa orang)Sentiasa boleh edit
Tab SENARAI GURUSemua guru yang mengisi markah (tiada had bilangan)Edit semasa pengisian dibuka; lihat sahaja selepas dikunci

Tambah / buang guru

  1. Master Sheet → menu 🔧 PBD Master Tools → 👥 Urus Akses → 👨‍🏫 Buka Tab SENARAI GURU.
  2. Isi email (kolum B) satu baris satu guru, mulai baris 4. Nama dan catatan tidak wajib.
  3. Guru berpindah? Padam barisnya. Akses lama dalam fail tidak dibuang secara automatik. Buang sendiri melalui Share pada fail jika perlu.
  4. Tekan Buka Pengisian semula supaya guru baharu turut mendapat akses (guru sedia ada dilangkau).
⚠️ Jika folder tahun di Google Drive dikongsi kepada semua akaun KPM (Ministry Of Education Malaysia: Editor), sesiapa dalam KPM masih boleh edit walaupun pengisian dikunci. Tukar General access folder itu kepada Restricted selepas Buka Pengisian kali pertama.

6. Padam fail & pulihkan semula

  1. Pilih Semester & Tahun dalam Skop Operasi. Senarai dalam kad 🗑️ Padam Fail akan dikemas kini.
  2. Tandakan ☑️ fail yang mahu dipadam, atau tekan Pilih semua.
  3. Tekan Padam yang dipilih, semak nama fail dalam kotak pengesahan, kemudian tekan Ya, Teruskan.

Tersilap padam?

  1. Buka Google Drive (akaun pemilik sistem) → Tong Sampah / Bin.
  2. Klik kanan fail → Pulihkan / Restore. Fail boleh dipulihkan dalam masa 30 hari.
⚠️ Fail yang dipulihkan tidak akan kembali ke Senarai Fail secara automatik, kerana barisnya sudah dibuang dari tab SENARAI FAIL. Tambah semula baris itu secara manual dalam Master Sheet, atau cipta semula fail itu dengan Buat Fail Baru.

7. Tukar kata kunci admin

  1. Log masuk. Kad 🔑 Kata Kunci Admin muncul di sebelah kiri bawah.
  2. Kata kunci semasa: tekan 👁️ untuk melihatnya.
  3. Taip kata kunci baru (sekurang-kurangnya 6 aksara) dan taip sekali lagi dalam kotak kedua.
  4. Tekan Tukar Kata Kunci → Ya, Teruskan.
⚠️ Selepas ditukar, kata kunci lama terus tidak boleh digunakan. Beritahu admin lain kata kunci baharu secara bersemuka atau mesej peribadi, bukan di kumpulan WhatsApp.

Lupa kata kunci? Pemilik Master Sheet boleh set semula: buka Master Sheet → menu 🔧 PBD Master Tools → 🔑 Set Secret Key (Web App).

8. Serah tugas kepada admin baharu

Senarai semak bila admin bertukar:

  1. Minta admin baharu baca panduan ini dari awal hingga akhir.
  2. Beri kata kunci kepada admin baharu secara bersemuka.
  3. Tunjukkan satu kali cara log masuk, Buat Fail Baru dan Padam Fail.
  4. Tambah email admin baharu sebagai editor: dalam Master Sheet, menu 🔧 PBD Master Tools → 👥 Urus Akses → ➕ Tambah Email Editor Baru, kemudian tekan Share Fail ke Editor di Panel Admin.
  5. Kongsi PBD MASTER SHEET kepada admin baharu (Google Sheet → Share → Editor).
  6. Selepas admin lama tidak lagi bertugas, tukar kata kunci (bahagian 7).
⚠️ Penting: Apps Script berjalan menggunakan akaun Google pemilik Master Sheet. Jika akaun pemilik dipadam atau ditutup (contohnya selepas bertukar sekolah), sistem akan berhenti berfungsi. Pindahkan pemilikan Master Sheet dan folder Drive kepada akaun baharu sebelum pemilik lama pergi, kemudian deploy semula Apps Script dari akaun itu.

9. Masalah biasa

Mesej / masalahMaksud & tindakan
❌ Kata kunci tidak sahKata kunci salah atau sudah ditukar. Tekan 👁️ untuk semak ejaan (huruf besar/kecil dikira berbeza).
⚠️ Gagal sambung ke pelayanInternet terputus atau Google lambat. Semak internet dan cuba lagi.
Akses ditolakKata kunci ditukar oleh admin lain semasa anda log masuk. Log masuk semula dengan kata kunci baharu.
Sistem sedang sibukAdmin lain sedang menjalankan operasi. Tunggu 1–2 minit, kemudian cuba lagi.
Sila pilih Semester DAN TahunPilih kedua-duanya dalam Skop Operasi sebelum tekan butang.
Tahun baharu tiada dalam pilihanBelum ada fail untuk tahun itu. Cipta dahulu dengan Buat Fail Baru.
Loading terlalu lama (lebih 6 minit)Google menghadkan setiap operasi kepada kira-kira 6 minit. Refresh, semak Log Aktiviti untuk melihat apa yang sudah siap, kemudian jalankan semula (fail yang sudah wujud akan dilangkau).
Gagal: Sheet "LINK APDM" / "APDM" tidak dijumpaiFail sekolah itu tiada tab tersebut. Semak template sekolah itu.